د یاکیما د ښوونځی په ولسوالۍ کې د ریکارډونو مدیریت د واشنګټن ایالت او فدرالی قوانینو سره سم ترسره کیږی. په ځانګړی ډول، دا پروګرام د آر سی ډبلیو 40.14 د عامه ریکارډونو د ساتلو او تخریب لاندې فعالیت کوی. د کورنۍ د تعلیمی حقوقو او محرمیتونو قانون ( FERPA ) ( 20 U . S.C § 1232g ؛ 34 CFR برخه 99 ) او د عامه ریکارډونو قانون ( فصل 42 . 56 RCW ) له لارې اداره کیږی .

د یاکیما د ښوونځی د ریکارډونو د ادارې اداره د ټولو ریکارډونو د جوړولو ، رسید ، ساتلو ، کارولو او تنظیم ولو لپاره د اغیزمن او منظم کنټرول دنده پر غاړه لری.

ریکارډونه شامل دی مګر د ولسوالۍ د ادارې ، بورډ ، امکاناتو ، مالی ، بشری منابعو / حقوق ، ټرانسپورټ ، عمومی او تخنیکی ریکارډونو ، او د زده کوونکو د تعلیمی ریکارډونو لپاره تولید شوی ریکارډونه محدود نه دی.

ریکارډونه د هرې ښوونځی د ولسوالۍ او دولتی ادارې په عمومی عملیاتو کې حیاتی دی. دوی د یو سازمان د حافظې په توګه کار کوی، د تیرو پیښو ریکارډ او د راتلونکی اقداماتو لپاره یو اساس. هیڅ حکومتی فعالیت نه شی ترسره کیدای پرته له دې چې مستند شواهد په ریکارډونو کې موجود وی. هر ریکارډ د ژوند په دوران کې ځی، کوم چې د هغه د پیدایښت سره پیل کیږی او د هغه په جوړښت سره پای ته رسیږی. اغیزمن ریکارډ مدیریت ډیر پیچلی دی تر دې چې یوازې د دوسیو او ذخیره کولو سیستم جوړ کړی ، بلکه دا د خپل ژوند په ټول دوران کې د ټولو ثبت شویو معلوماتو کنټرول دی:

• ایجاد :یو ریکارډ جوړ شوی کله چې معلومات ترلاسه شی یا د لومړی ځل لپاره تولید شی.
• فعاله ذخیره: یو ریکارډ په خپل فعال پړاو کې دی تر هغه وخته چې دا کارول کیږی یا د سوداګرۍ په لړ کې په منظم ډول ورته حواله کیږی.
• غیر فعالهذخیره : یو ریکارډ غیر فعال پړاو ته ځی کله چې دې ته لږ اړتیا وی، مګر باید دا د قانونی ، مالی یا اداری اهدافو لپاره وساتل شی.
• وروستی ترتیب: یو ریکارډ د خپل ژوند د دورې په پای کې دی کله چې هغه د خپل د اوسېدو دوره پرمخ یوړله او نور د سوداګرۍ ترسره کولو ته اړتیا نشته. د ټولو جوړو شویو ریکارډونو لویه سلنه به د دوی د ژوند په پای کې له منځه یوړل شی. پاتې درې تر پنځه فیصده دایمی ارزښت لری او په ارچیوال ذخیره کې به ساتل کېږی.

عامه ریکارډ څه دی؟

د ښوونځی په ولسوالۍ کې نږدې هر ریکارډ یو عامه ریکارډ دی. د مخنیوی او تخریب د اهدافو لپاره، عامه ریکارډ، د فارمټ په پام کې نه درلودلو، د عامه سوداګرۍ د معاملې په تړاو جوړ شوی یا ترلاسه شوی دی. RCW 40 . 14

د عامه ریکارډ تعریف

د ښوونځی د ولسوالۍ عامه ریکارډونه شامل دی هر هغه "لیکنه" شامله ده چې د ښوونځی د ولسوالۍ د ترسره کولو یا د هر ډول فعالیت د ترسره کولو په اړه معلومات ولری، چې د ښوونځی د ولسوالۍ لخوا چمتو شوی، ملکیت ، کارول شوی یا ساتل شوی وی، پرته له دې چې فزیکی بڼه یا خصوصیات ولری.

یو "لیکنه" لکه څنګه چې د عامه ریکارډونو په اساس تعریف شوې ده د لاس لیک ، ټایپ لیکلو ، چاپولو ، عکس وینځلو ، عکس اخیستلو ، او د هر ډول مفاهمې یا استازیتوب د ثبتولو بله وسیله ده. RCW 42 . 56 . 010

د ښوونځی د ولسوالیو په ریکارډونو کې د کارکوونکو شخصی یاداښتونه او یادګارونه شامل نه دی کوم چې د جوړونکی په ملکیت کې پاتې وی او په عمومی توګه نورو کسانو ته د لاسرسی وړ نه وی او یا هم په ډاګه شی

بریښنایی ریکارډونه

بریښنایی ریکارډونه، د بریښنالیک او ویب محتوا په شمول چې د ولسوالۍ لخوا د عامه سوداګرۍ په معامله کې جوړ شوی او ترلاسه شوی دی ، عامه ریکارډونه دی او د ټولو هغو قوانینو او مقرراتو سره سمون لری چې د عامه ریکارډونو د ښکاره کولو ، تخریب او د لرغونتوب په اړه اداره کیږی. RCW 40 . 14

دا ولسوالی د بریښنایی ریکارډونو په شمول د ولسوالیو ټول ریکارډونه اداره کوی، د هغو احکامو سره سم چی د دولت د ساتلو په مهالویش کی ایښودل شوی دی. بریښنایی ریکارډونه په بریښنایی فارمټ کې ساتل کیږی او د ټاکل شوې ساتلو د دورې د اوږدوالی لپاره د کارولو وړ ، د لټون وړ ، د بیا ترلاسه کولو وړ او اصلی پاتې کیږی.

عامه ریکارډونه د دولت ملکیت دی او د هغه دفتر په قانونی بند کې پاتې کیږی چې دوی په اصل کې په کې ثبت شوی وو. د یاکیما د ښوونځی په ولسوالۍ کې عامه ریکارډونه د واشنګټن د ایالتی ریکارډونو د ساتلو مهال ویش او د یاکیما د ښوونځی د ریکارډونو د مدیریت کړنلارې له منځه ځی او یا هم لېږدول کیږی.